Успешно прошел первый «День Донора»

Вівторок, 15 січня 2013, 12:53

Недавно успешно прошел первый «День Донора». Первый не только для нашего региона, но и, по словам всех присутствующих представителей донорских структур, - в Украине.

Идея мероприятия принадлежит мне, о том как она возникла писать нет смысла - странно то, что никто таких мер не проводил раньше :)

«День Донора» - это встреча руководителей и ведущих менеджеров неправительственных организаций региона с представителями донорских структур, которые работают в Украине, а также тех проектов, которые помогают наладить взаимодействие между грантонадавачамы и грантополучателей.

Задача организаторов - сделать это мероприятие можно полезным для обеих сторон. По моему мнению, организации «Толеранс центр», которую я представляю, и нашим партнерам - Общественному объединению «Поступ» и Фонда местной демократии, удалось справиться с этой задачей.

И мы, организаторы, и участники, и наши гости из донорских фондов надеемся, что «День Донора» станет традиционным, будет проводиться в Харькове как минимум раз в год. Также мы будем рады если организации из других регионов страны воспользуются нашим опытом и распространят традицию в других регионах. Собственно, в этой записи я попробую поделиться опытом, показать с какими препятствиями вы можете столкнуться при подготовке своего «Дня Донора», на что стоит обратить внимание ...

Время.

Как все знают, время является одним из важнейших ресурсов. Вы будете тратить («вкладывать») свое время и время своих партнеров, ваше мероприятие потратят свое время доноры, которым (в большинстве случаев) придется ехать в ваш город из столицы, коллеги-НУОшникы, которым предстоит запланировать посещение вашего мероприятия в своем насыщенном рабочем графике. Уважайте свое время и время людей, с которыми работаете!

Подготовку мероприятия следует начинать за 45-60 дней до даты его проведения, при этом в если в этот период будут государственные праздники - удлиняйте его еще на несколько дней.

Сама дата проведения тоже должна быть выбрана с учетом многих критериев: праздники, отпуска, другие мероприятия, которые могут проводиться в этот день или около него, ситуация с билетами и т.п. Например, я хотел провести мероприятие не 23, а 27 мая, но 27-го в школах страны пройдут «последние звонки» и потенциальные участники, дети которых ходят в школу, не смогли бы прийти (к тому же, сам намерен сходить в свою родную школу на праздник :))

Все переговоры должны начинаться только после того, как определена дата проведения.
Анонсирование же события, прием заявок и т.п. наоборот должно начинаться не раньше, чем за 10-15 дней до мероприятия, но и не позже чем за неделю.

Событие должно быть «горячей», но не слишком: если анонсировать очень рано, человек может заинтересоваться и записаться, но потом привыкнет к мысли о мероприятии, он станет для него не таким привлекательным, впоследствии появятся более «яркие» «раздражители» и т.п.

В то же время, если очень поздно анонсировать, кто-то может элементарно не увидеть анонс, не услышать от коллег, не успеет изменить планы и т.д..

Время проведения должно быть удобным для киевлян (гостей) с учетом приезда - отъезда их поездов. Мы проводили основную часть (непосредственно само мероприятие) с 11 до 15 часов. Стоит заметить, что на день участия в вашем мероприятии представители доноров скорее всего запланируют посещения своих нынешних или потенциальных партнеров, поэтому задерживать их на целый день не стоит.

Место.

Особых требований к месту проведения «Дня Донора» нет, по крайней мере, они ничем не отличаются от обычных мероприятий такого типа. Должно быть удобно, обеспечено достаточное количество мест, технических средств и т.п. Желательно предусмотреть место для кофе-брейка и неформального общения

Партнеры.

По моему глубокому убеждению (прошу не обижаться организаторов), привлекать к проведению мероприятия партнеров стоит лишь в том случае, когда без них нельзя обойтись (или невозможно провести событие на должном запланированном уровне).

Как говорится, у победы много родителей, а поражение всегда сирота. Успех вы делить с партнерами поровну, но за неудачу придется отвечать самому. В работе же с партнерами часто возникают недоразумения, у партнеров могут быть разные видения и восприятия отдельных моментов, разные приоритеты, и тому подобное.

Если вы решили привлекать партнеров, следует как можно лучше «расписать» функции каждого, поставить конкретные измеряемые задачи, и обязательно кто-то должен быть координирующим центром (помните о партнерах Лебедя, Рака и Щуку из известной басни).

Программа.

Программа «Дня Донора», который состоялся 23 мая, была очень простой и понятной: поочередно выступили все представители донорских и «около-донорских» структур, ответили на вопросы, затем, после перерыва, - «панельная дискуссия». Это программа «основного мероприятия», ведь была еще пресс-конференция (информационное агентство сама предложила, для нас освещение в местных СМИ не было приоритетом - донорам было интереснее пообщаться с местными НУОшникамы, чем журналистами), были личные встречи доноров с партнерами. У нас было 5 презентаций (смотрите все в отчетах о событии на портале ГРУППА), панельная дискуссия состоялась довольно живо, в нее были включены не только киевские гости и эксперты, но и почти весь зал.

Через плотность графика пришлось ее прерывать, потенциально могла бы продолжаться еще сколько.

На следующий год я планирую проведение мероприятия в два дня: первый так же как и в этом году, а второй уже без гостей из донорских фондов, посвященный тренингам по написанию проектов, взаимодействия со СМИ и т.п. (Тематику интересов можно определить при обработке регистрационных анкет от участников мероприятия). Во второй день можно провести региональные дискуссии, уже без доноров, между собой.

При модерирования мероприятия важно опираться не на заранее составленный график, а на реакцию зала, на интересы и потребности гостей и слушателей. Где-то можно сократить, на что-то можно выделить больше времени, что-то поменять местами. Конечно, при этом следует советоваться с партнерами и гостями.

Вашей целью является то, чтобы НУОшникы и доноры как можно больше получили друг от друга, программа и ход мероприятия должны быть ориентированными в первую очередь на достижение этой цели!

Доноры.

Следует отметить, что доноры которые к нам приехали сразу одобрительно отнеслись к идее проведения мероприятия. Могу сказать однозначно: им такие мероприятия нужны!

В категорию «доноры» вы можете включать организации и проекты, которые помогают налаживать отношения между грантодателями и НПО, однако все же нас в первую очередь интересуют именно грантодатели.

У нас, повторю, гостей было пятеро, всех хватило времени все успели нормально рассказать о своих фондах и программах, ответить на вопрос, пообщаться, обменяться мнениями и т.д.. Думаю, количество гостей 5-7 идеальна.

При меньшем количестве мера может быть не таким интересным для слушателей, при большей он или слишком растянется, или у гостей будет мало времени для презентаций и общения с аудиторией.

Неприятно удивило при подготовке мероприятия том, что донорские фонды не отвечают на письма электронной почты. Я отправлял предложения об участии в мероприятии более 20 фондам. Ответы получил из двух - они согласились. Еще двум перезвонил, сказали что письма не видели, переслал на другие адреса - тоже согласились. От других реакции ноль. Звонить всем сожалению не было времени, да и состав участников меня лично удовлетворил. Адреса брались с официальных сайтов фондов!

Поэтому советую после отправки письма перезванивать адресатам. Кроме того, желательно выстроить «рейтинг» доноров, которых хотели бы увидеть у себя. Работать надо начинать с лучших, и уж если кто-то из них отказывается - переходить к тем, кто в «рейтинге» ниже. Потому избыточное количество гостей, как я уже писал выше, тоже не является желанной.

Участники.

Желательно чтобы ваш «День Донора» посетило не менее 50-ти слушателей! Доноры едут издалека, тратят время и средства своих фондов, поэтому им нужна аудитория.

Помимо количественных характеристик аудитории важны также качественные: на ваше мероприятие должны попасть только профессионалы, люди, которым данная тема действительно важная и интересная! Поэтому если количество заявок превысит количество мест (а это желательно), следует устроить отбор. Во-первых, руководитель организации является более желательным слушателем, чем волонтер, который может быть «не в теме», ставить глупые вопросы, затягивая время всех присутствующих и снижая уровень диалога (волонтеры - не обижайтесь :)).

Во-вторых, следует отбирать не более 2-х человек от одной организации. В-третьих, смотрите мотивацию * пункт о которой должно содержаться в анкете участника): если человек хочет попасть на мероприятие, действительно считает его для себя важным - она ​​потрудится содержательно заполнить все пункты анкеты. Если анкета заполнена небрежно, ответа не содержательные - возможно, этому человеку не так уж интересен ваш запад.

Конечно, определенное количество участников вам придется пригласить лично, не ожидая от них анкет: если вы считаете что от участия этих людей качество мероприятия будет выше - почему бы нет?

Необходимо обязательно выделить человека, который будет принимать и обрабатывать анкеты, отвечать на письма, звонки и т.д., по мере! Всем кто прислал анкету или написал письмо обязательно надо дать ответ (в отличие от других :)).

Информирования.

Наличие сайта события существенно облегчает процесс проведения информационной кампании. Я давний поклонник гугловского сервиса Blogspot, потому смастерить «быстро сайт» на этой платформе и наполнять его было делом легкой и быстрой. Можно информировать о событии на собственном сайте организации, хотя это менее удобно. Единственное чего не стоит работы - платить кому-то за разработку сайта :) (О деньгах будет ниже). При желании можете воспользоваться моим http://donorday.blogspot.com/ (впоследствии, возможно, прикуплю для этого сайта домен).

Вся основная информация о мероприятии (анонс и т.п.) должна быть размещена на сайте еще перед началом переговоров с донорами!

Также на сайте можно разместить онлайн-анкету, воспользовавшись бесплатным функционалом от гугл-Докс, и много еще чего, исходя из ситуации и вашей фантазии.
Когда согласован перечень гостей-доноров, звезд «третьего сектора» (у нас это был Тарас Тимчук) и остальных VIP, согласовано место, время и другие моменты - стоит начать массированную информационную кампанию.

Первые громкие выстрелы имеют синхронно прозвучать из двух крупнейших информационных пушек «третьего сектора» Украины. На следующий день их должно подхватить канонада из винтовок местных профильных сайтов, пулеметов профессиональных рассылок, гранат социальных сетей. Не тратьте лишних сил, времени и средств, вам не нужна реклама на телевидении - стреляйте меньше, но метко, попадая в свою аудиторию!

Конечно, предварительно надо определить перечень информационных каналов, которые являются наиболее эффективными в работе с аудиторией вашего мероприятия, затем следует узнать каким образом там можно разместить информацию, иногда при этом следует связаться с модераторами или администраторами, попросить, предложить (нет, не деньги !) сотрудничество и т.д..

На сайте информация должна обновляться в соответствии с изменениями состоявшимися, будет отображаться ход подготовки мероприятия (на нашем, к сожалению, этого не было, учтем в следующий раз).

Повторю еще здесь тезис из предыдущего пункта: стоит выделить человека для ответа на все вопросы по мероприятию! Она должна быть компетентным в вопросах подготовки и проведения вашего мероприятия и морально готовой к активному общению :)

Команда.

Начинал готовить мероприятие я один. Со всеми участниками договорился лично. Партнеры подключились когда надо было определиться с местом и распространить информацию, что и было сделано, за что очень им благодарен.

Но желательно чтобы от начала мероприятие готовила команда из 3-4 человек. Больше не надо, меньше - сложно и рискованно.

Роли между четырьмя можно разделить, например, так: 1-й - связь с донорами и другими VIP, подготовка программы и остальных важных аспектов (место и т.п.), 2-й - распространение информации, 3-й - ответы на письма и звонки, обработка анкет, 4-й - директор :)

Деньги.

организация корпоративных мероприятий и проведение «Дня Донора» в Харькове не было потрачено ни копейки денег!

Собственный конференц-зал предоставил партнер - общественное объединение «Поступ», Тарас Фастовец из этой организации за свой счет купил все необходимое для кофе-брейка, но участникам было предложено при желании возместить эти расходы и их же был возмещен. Интернет всех уже безлимитный.

Телефонные разговоры разве что можно считать расходы, ну и собственное время, конечно, но здесь каждый из организаторов и для себя какую-то пользу получил: опыт, знакомства и контакты, просто удовольствие от общения с умными и интересными людьми. То есть, можно сказать вышли «в ноль».

Откровенно говорю что первоначально намеревался брать с участников организационный взнос, в размере около 100 гривен с человека. В этом было не столько желание заработать средств для организации, сколько, во-первых, «рафинировать» аудиторию, оставив наиболее мотивированных, а во-вторых, провести некий эксперимент: сколько и кто придет, какая будет реакция, и тому подобное. Предварительно анонсировано мероприятие именно с этими организационными взносами, и я тогда еще получил несколько писем с «бронированием», то есть были люди готовы платить.

Но организовать мероприятие и «продать» его гораздо труднее, чем просто организовать, не хватало времени и было принято решение о привлечении партнеров и проведение мероприятия без организационного взноса.

Говорить об отношении доноров к идее проведения такого мероприятия «за деньги» считаю не совсем корректным - они сами могут об этом сказать, но выражаю уверенность что при наличии больших временных, человеческий и организационных ресурсов такую ​​идею реализовать вполне возможно.

Другое дело - уместно?
Лично я в следующий раз буду проводить мероприятие тоже бесплатно, и вам настоятельно рекомендую! Лучше продайте аудитории тренинги по написанию проектов и т.п. следующий день после встречи с донорами! Аудиторию же «рафинируют» по анкетах. И, конечно, если вашим единственным или главным мотивом для проведения "Дня Донора" является зарабатывание денег - лучше найдите другую тему и аудиторию.

Не уверен подробно раскрыл все особенности подготовки «Дня Донора», буду рад ответить на ваши вопросы в комментариях к этой записи!



 
Топ 15 підприємствПереглянути всі >
ПідприємствоКатегоріяПереглядів
1Пасажирські перевезення Чернівці-Київ-Бориспіль тел.: 098 665 52 33 , 099 234 34 77 (Олег, Андрій)Автобусні перевезення17358
2Торгівельна мережа “Колос” м'ясний ряд тел.: 54-33-68Харчування13818
3Power Man тел.: 0503747433Спортивне харчування13559
4АВІАТУР, КП тел.: 7-24-81Авіакомпанії12249
5ТзОВ «Європроектшляхбуд» тел.: 585757, моб. +380673722628 - директор, моб. +380505586277 – гол.інженер Будівельні роботи11142
6ТОВ "Лідер-Трейдинг" тел.: 904-128, 904-127, 067 372 62 96, 050 374 13 86Канцтовари6131
7"Аполон тревел", туроператор тел.: 58-53-51, 58-44-62, 050-434-74-94Туризм5296
8ГІНЕЯ, АКУШЕРСЬКО-ГІНЕКОЛОГІЧНА КЛІНІКА, ТОВ тел.: 57-75-42Гінекологія, акушерство4838
9Оптовий склад тел.: 0953270145Подарунки4829
10ГОСТИННИЙ ДВІР тел.: (050) 434-23-00, (095) 882-72-41Вантажні перевезення4782
11Контейнер №2 тел.: 50560Одяг4672
12"TUI", турагенція тел.: 57-72-22, 099-444-77-77, 097-077-76-31Туризм4458
13КАМЕРТОН, МАГАЗИН-САЛОН № 301 (ТЦ "Формаркет") тел.: 90-40-14, (050) 968-24-18Музичні інструменти4231
14"Альфа-Аеротурсервіс", туристична компанія тел.: 55-57-70, 55-57-71Туризм4083
15ПРОФЕСІЙНЕ ПЕРЕОБЛАДНАННЯ МІКРОАВТОБУСІВ тел.: 57-56-04Запчастини4050